Jeg handler som
1 Forankre ansvarlig virksomhet
Lyreco vil drive en ansvarlig virksomhet og minimere risikoene i våre leverandørkjeder, og arbeide proaktivt med lovgivningen som bidrar til denne ambisjonen. Åpenhetsloven støtter oss i dette, og vi har justert våre eksisterende prosesser for å møte kravene om å identifisere, bedømme og håndtere risikoer for vår virksomhet og våre interessenter. Arbeidet er forankret i våre prosesser, policyer og strukturer, og oversees i det daglige av ledelsen.
Vi gjennomfører regelmessige undersøkelser og oppfølging av våre leverandører, og arbeider tett sammen med dem for å sikre at de oppfyller våre krav til sosialt ansvar, miljøprestasjon og etisk atferd. Vi støtter oss på anerkjente risikoindekser for å sikre at underlaget for våre vurderinger er oppdatert og grundig.
Vi er stolte over å være verifisert i henhold til ISO 26000 og at alle våre leverandører må signere vår Code of Ethics for å levere til oss, noe som styrker vår ledelsesstruktur og bygger tillit med våre interessenter. Gjennom å identifisere risikoer og utfordringer i vår leverandørkjede og gjennom å samarbeide tett med leverandørene våre for å sikre at våre krav etterfølges, kan vi proaktivt ta tak i eventuelle utfordringer og minimere risikoen for negativ påvirkning på mennesker og miljø.
Vår globale Code of Ethics er et nyttig verktøy for å definere tydelige retningslinjer, forklare konsekvenser og oppmuntre til engasjement blant våre leverandører. Gjennom Code of Ethics kan vi forankre en kultur for å ta ansvar og etterstrebe bærekraftig forretningsdrift. Kravene i denne reflekteres også i vår innkjøpspolicy og i våre standard kontraktsbetingelser.
Code of Ethics bygger på SA 8000-standarden og brukes som underlag for de revisjonene og granskningene som vi gjennomfører årlig hos utvalgte leverandører. Her stilles krav til etterlevelse av gjeldende internasjonal og nasjonal lovgivning samt bransjepraksis i de landene der leverandøren har virksomhet. Code of Ethics evalueres og oppdateres regelmessig.
Vår Code of Ethics omfatter følgende områder:
2 Kartlegging og vurdering
For oss er det ikke noe nytt å kartlegge miljø og menneskerettigheter i virksomheten vår. Det gjør vi kontinuerlig i forbindelse med vårt arbeid med ISO 26000. Vår globale leverandørkjede omfatter sosiale og miljømessige risikoer innenfor den enkelte leverandørkjede, der risikoene varierer mellom produksjonsland, produktgrupper og råmaterialer.
Lyreco eier ingen egne fabrikker. Våre innkjøp gjøres enten fra ulike leverandørers lagerprodukter, eller direkte fra produksjonsenheter som lager produktene for oss. Lyrecos egne merkevarer inngår i en systematisk oppfølging som ledes fra vårt globale hovedkontor. Fabrikkene besøkes jevnlig av tredjeparts revisorer, og resultatet sammen med eventuelle handlingsplaner ved behov sammenstilles i en Vigilance Plan, en rapportering som kreves i den franske transparenslovgivningen, Vigilance Law. Samarbeid direkte med produserende enheter gir oss økt kontroll og transparens i disse produksjonsprosessene.
I kontrast til dette ser vi at transparens hos øvrige leverandører i noen tilfeller kan være en utfordring, på grunn av den historiske fordelen ved å holde fabrikknavn for seg selv. Mange virksomheter har valgt å eie sine egne fabrikker for å beholde kontrollen og beskytte forretningshemmeligheter, og her har vi kartlagt en forhøyet risiko, ettersom vi ikke har full transparens helt tilbake til råvare i alle våre leverandørkjeder i dag.
På grunn av det brede produktsortimentet vi tilbyr kundene våre, er det også mange leverandørledd å ta hensyn til. Leverandørleddet inkluderer alle stegene mellom leverandøren av råvarer og komponenter til videresalg og sluttkunde. Vår kartlegging inkluderer også faktorer belyst av våre interessenter.
Tilvirkningen av produktene vi selger skjer i første ledd for en stor del i Europa, men vi har også eksempler på produkter som produseres i Asia. Ser vi lenger bakover i verdikjeden for et produkt finner vi gjerne delkomponenter som kommer fra hele verden. Vi er bevisste på at risikoen for krenkelser mot menneskerettigheter og miljø er større når produksjonen foregår i visse deler av verden, derfor har vi kartlagt hva som anses som høyrisikoland i denne sammenhengen.
Vi har kartlagt feller risikoer for hele vår industri vedrørende produkter som tilvirkes i Asia. Punktene under er generelle risikoer koblet til asiatiske land fra råmateriale til tilvirkning av sluttprodukt.
Vi er bevisste på at disse risikoene tendere til å forverre seg i høysesong, ettersom økt trykk på kortere ledetider kan gi en negativ virkning på en kontrollert leverandørkjede. Vi ser også begrensninger på graden av kontroll lenger ut i leverandørkjeden, der informasjon om sluttproduksjon er lettere tilgjengelig enn om råvareproduksjon.
Vi ser også at Covid-pandemien har gitt en økning i overstående risikofaktorer, ettersom stengte grenser i produksjonslandene tidvis har begrenset muligheten for våre revisorer og ansatte til å gjennomføre kontroller.
Økt frekvens og intensitet på ekstreme værforhold, for eksempel tørke og flom kan forårsake skader på avlinger og infrastruktur som i sin tur påvirker risikoforholdene for produksjon og distribusjon av våre produkter. Vi er også bevisste på at krig og politiske konflikter øker risikoen for endringer i produksjonskjeden og vanskeliggjør transport av varer og innsatsfaktorer.
Vi ser en utfordring i å finne en balanse mellom de kravene våre kunder stiller til bærekraft og hva de er villige til å betale for produktene.
3 Stoppe, forhindre og begrense
Lyreco har forpliktet seg både på globalt og nasjonalt nivå til å begrense både klimaforandringene og negative konsekvenser på menneskerettigheter. Dette er i tråd med vårt verdigrunnlag og de kravene som stilles i vår Code of Ethics. Det er også i tråd med nåværende og kommende lovgivning og globale retningslinjer som FNs veiledende prinsipper. Vi er fullstendig klar over at identifiserte risikoer kan forekomme ikke bare innenfor vår egen virksomhet, men også i våre forretningsrelasjoner og i leverandørkjeden.
Vi arbeider for å stoppe, forebygge og begrense de potensielle risikoene for menneskerettigheter og negativ miljøpåvirkning som er beskrevet over. Våre leverandører gjennomgår en grunnleggende initiell screening der deres miljøpåvirkning og sosiale ansvarstagende analyseres. Dette gjør at vi kan unngå å velge leverandører som ikke deler våre vurderinger på disse områdene. Blir man akseptert som leverandør inngår man i de årlige leverandørundersøkelsene vi gjennomfører, der vi kartlegger risikoer i leverandørenes verdikjede. Det er sjelden vi tar inn en ny leverandør til Lyreco Norge, og vi begrenser dermed risikoen forbundet med å ikke kjenne leverandørene godt.
Det er alltid et alternativ å stoppe forretningsrelasjonen helt for å eliminere enhver risiko knyttet til leverandører i risikoland. Det ville i så fall innebære at vi ikke lenger kan oppfylle kundens behov, men først og fremst at vi ikke lenger får mulighet til å påvirke den enkelte leverandør, samfunn og berørte individer i positiv retning. Vi tror primært på å skape en positiv endring gjennom å være til stede, stille krav og påvirke. Vi håndterer imidlertid risikoen gjennom å avslutte samarbeid med leverandører som gjentatte ganger ikke tilfredsstiller våre krav. Vi undersøker for eksempel arbeidsforholdene i høysesong for å sikre et godt arbeidsmiljø og god sikkerhet. Slik forebygger vi risiko og arbeider for å forbedre forholdene hos våre leverandører.
Vi tar initiativ til å øke bevissthet og opplæring om våre policyer for miljø og samfunnsansvar og dermed begrense risikoen vi vår leverandørkjede. Dette retter seg både mot våre egne ansatte og mot leverandørene. Vi vil være med og forbedre våre leverandørers bærekraftsarbeid og implementere endringer som reduserer deres påvirkning på miljøet og beskytter menneskerettighetene. Gjennom våre langsiktige leverandørrelasjoner kan vi fortsatt utvikle passende tiltak for å fremme samarbeidet med våre leverandører.
4 Følge opp gjennomføring/resultat
For å følge opp gjennomføringen og resultatet av tiltakene er det viktig at vi systematisk overvåker og evaluerer vår virksomhet, våre leverandører og våre tiltak, og at vi benytter muligheten til å forbedre der det trengs.
Gjennom årlige leverandørundersøkelser og oppfølging får vi kontinuerlig informasjon om våre leverandørers prestasjoner innen miljø og samfunnsansvar. For å evaluere resultatene bruker vi målbare indikatorer for å bedømme leverandørenes påvirkning på miljø og menneskerettigheter, for eksempel utslippsreduksjon, forbedring i arbeidsforhold, økt likestilling og fjernet diskriminering. Gjennom å samle inn informasjon og sammenligne resultatene over tid kan vi også se om leverandørene gjør fremskritt, og om det finnes områder det ytterligere tiltak er nødvendig.
Som er ISO-sertifisert bedrift er det selvsagt at vi gjennomfører kontinuerlig granskning av oss selv i form av internrevisjoner. Der kan vi fange opp mangler i organisasjonen vår, og sette inn passende tiltak. Bærekraft er en sentral del av vår virksomhet, og en prioritet i alt fra produkter og prosesser til ansatte og kunder. For eksempel er bærekraft i sortimentsutviklingen et sentralt målekriterium for kategoriavdelingen vår.
Invasjonen av Ukraina medførte en rekke sanksjoner mot Russland og Belarus. Utover vår kartlegging av risikoland og opprinnelsesland for produkterbenytter vi verktøyet Dow Jones Risk & Sanction Tool for å sikre at vår leverandørkjede ikke har russisk eierstruktur. Gjennom verktøyet gjør vi kontinuerlige søk på våre leverandører, blant annet via medieovervåkning rundt negativ mediepublisitet rundt i verden. Dette gjør oss i stand til å raskt identifisere og reagere på endringer i risikobildet.
5 Kommunikasjon
Kommunikasjonen rundt vår Due Diligence-rapportering skjer på ulike nivåer, både innenfor virksomheten, med våre leverandører og med andre interessenter. Et bærende prinsipp for kommunikasjonen vår er og har vært transparens. Gjennom å være åpne og ærlige om vår virksomhet, våre prestasjoner og de utfordringer vi står overfor, øker vi mulighetene for å finne gode løsninger i samarbeid med andre.
Som en del av vårt arbeid med ISO 26000 har vi publisert bærekraftsrapporter hvor disse temaene inngår siden 2015, og rapportene har vært tilgjengelig via våre hjemmesider. Dette vil vi fortsette med.
6 Gjenoppretting
Varslingssystemet vårt Raise your concern er sentralt for å sikre at alle ansatte og interessenter kan rapportere eventuelle brudd på våre policyer og regler. Vi oppfordrer ansatte og leverandører til å rapportere uregelmessigheter gjennom denne kanalen, og disse rapportene vil bli tatt på alvor og håndtert på en ansvarlig måte der hensynet til anonymitet blir ivaretatt.
I Lyreco-konsernet har vi også rutiner og policyer på plass for å sikre at vår virksomhet er forenelig med internasjonale standarder for menneskerettigheter og miljø, og at vi tar ansvar for å gjenopprette eventuell skade som vi har bidratt til, direkte eller indirekte. Vi er bevisste på at vi som grossist med en leverandørkjede som strekker seg blant annet til risikoland har et ansvar for å sikre at leverandørene våre oppfyller disse standardene, og at eventuell skade som måtte oppstå blir reparert.
