Personvernerklæring for Lyreco Norge AS

Når du handler hos oss i butikk behandler vi dine opplysninger i den grad som er nødvendig for å gjennomføre kjøp og ivareta kjøpshistorikk. Avhengig av varene du kjøper, vil det bli opprettet en ordre i vårt system. Denne vil videre ligge i vår kvitteringsjournal.

• Opplysninger vi samler: Hvis kunde har opprettet kundeprofil, vil vi knytte kjøp til profil. Herunder butikk og betalingsdetaljer. For medlemmer i vårt fordelsprogram, vil kjøpshistorikk også bli brukt for å gjøre personalisering og analyse i henhold til hva som er avtalt med medlem.
• Formål: Ordrebehandling, levering, fakturering og kundeservice.

Juridisk grunnlag: Behandlingen er nødvendig for å oppfylle avtalen om kjøpet, jf. Personvernsforordningens artikkel 6 (1) b). Bruk av kjøpshistorikk for bruk til personalisering; 6 (1) a). Der personopplysninger om ditt kjøp er av regnskapspliktig karakter, behandles disse for å oppfylle rettslige forpliktelser etter regnskaps- og bokføringslovgivningen jf. personvernforordningens artikkel 6 (1) c).

Når du handler hos oss i nettbutikk behandler vi vi dine opplysninger i den grad som er nødvendig for å gjennomføre kjøp og ivareta kjøpshistorikk. I tillegg samler vi inn opplysninger til analyse og personalisering hvis brukeren har samtykket til dette.

For å gjennomføre og administrere betalingene, vil dine betalingsdetaljer bli behandlet og lagret av den valgte betalingsleverandøren.

For å kunne gjennomføre betaling vil valgt betalingsleverandør behandle informasjon som navn, adresse, e-postadresse, telefonnummer, samt informasjon om de kjøpte varene. Våre leverandører har ikke tillatelse til å benytte innhentet informasjon om våre kunder til noe annet enn å utføre betalingstjenester for oss.

I tillegg til å tilby betaling via bankkort, kan du betale med:

• Vipps: En mobilbetalingstjeneste som krever behandling av mobilnummer og transaksjonsdetaljer for å gjennomføre betalinger.
• Klarna: en betalingsleverandør som tilbyr ulike betalingsalternativer, som faktura, delbetaling, direktebetaling og kortbetaling
• Opplysninger vi samler: Kontaktinformasjon; navn, adresse, leveringsadresse, mobilnummer e-post, og betalingsdetaljer. Det kan også bli samlet finansielle detaljer ved kjøp via faktura. For medlemmer i fordelsprogrammet vårt vil kjøpshistorikksdata også bli brukt for å gjøre personalisering og analyse.
• Formål: Ordrebehandling, levering, fakturering og kundeservice.

• Opplysninger vi samler: Hvis kunde har opprettet kundeprofil, vil vi knytte kjøp til profil. Herunder butikk og betalingsdetaljer. For medlemmer i vårt fordelsprogram, vil kjøpshistorikk også bli brukt for å gjøre personalisering og analyse i henhold til hva som er avtalt med medlem.
• Formål: Ordrebehandling, levering, fakturering og kundeservice.

Juridisk grunnlag: Personvernsforordningens artikkel 6 (1) b) om nødvendig for å oppfylle en avtale. For fordelskunder; kjøpshistorikk for bruk til personalisering; 6 (1) a).Der personopplysninger om ditt kjøp er av regnskapspliktig karakter, behandles disse for å oppfylle rettslige forpliktelser etter regnskaps- og bokføringslovgivningen, jf. personvernforordningens artikkel 6 (1) c).

• Opplysninger vi samler inn: Kontaktinformasjon, din rolle hos din bedrift, kjøpshistorikk, betalingsdetaljer, og finansielle detaljer.
• Formål: Ordrebehandling, levering, fakturering og kundeservice.

Juridisk grunnlag: Oppfyllelse av kjøpskontrakt jf. Personvernsforordningens artikkel 6 (1) b). Der personopplysninger om ditt kjøp er av regnskapspliktig karakter, behandles disse for å oppfylle rettslige forpliktelser etter regnskaps- og bokføringslovgivningen, jf. Personvernsforordningens artikkel 6 (1) c).

• For kontraktskunder henviser vi tillegg til spesifikke betingelser som er satt i egen kontrakt.

Vi behandler personopplysninger om kunder som henvender seg til oss for å besvare og dokumentere slik kommunikasjonen.

I slike tilfeller behandler vi navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse og eventuelle personopplysninger som måtte følge av henvendelsen, herunder historikk/logger om henvendelsen.

Behandlingen av opplysninger er basert på at vi har en nødvendig berettiget interesse av å behandle personopplysninger knyttet til dette formålet, og det rettslige grunnlaget for behandlingen er GDPR artikkel 6 (1) f)

• Når du bruker vår nettside:
  • Bruk av webserverlogger og besøksstatistikk

• For å kontinuerlig forbedre vår nettside og tilby relevant innhold til våre besøkende, samler vi inn og analyserer data fra vår webserver. Dette inkluderer informasjon som:
  • Sidene som besøkes på vår nettside
  • Søkeordene som brukes på vår nettside
  • Dato og tidspunkt for besøk
  • Teknisk informasjon om enheten som brukes, slik som operativsystem og nettlesertype

Vår praksis er å anonymisere IP-adressene til våre besøkende umiddelbart ved innsamling. Dette sikrer at informasjonen vi samler inn ikke kan brukes til å identifisere deg som enkeltperson. De resterende dataene vi samler inn, gir oss verdifull innsikt som hjelper oss å forstå hvordan våre nettsider brukes, slik at vi kan gjøre forbedringer og tilpasse innholdet til våre brukeres behov.

All statistikk og analyse er basert på aggregerte data og anses som anonym, noe som betyr at informasjonen ikke kan knyttes til enkeltpersoner og derfor ikke regnes som personopplysninger under gjeldende personvernlovgivning.

Behandlingsgrunnlaget for generering av anonym statistikk er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f).

• Informasjonskapsler:
  • Vår nettside benytter informasjonskapsler (cookies) og liknende teknikker for å forbedre din brukeropplevelse og samle inn data om hvordan du interagerer med nettsiden vår. Informasjonskapsler er små tekstfiler som blir lagret på din enhet ved besøk på vår nettside, og de hjelper oss å huske dine preferanser og tidligere handlinger.

Informasjonskapslene vi bruker kan kategoriseres som følger:

• Nødvendige/Tekniske Informasjonskapsler: Disse er essensielle for at du skal kunne navigere på nettsiden og bruke dens funksjoner, som for eksempel å logge inn eller huske hva som er i handlekurven din. Disse informasjonskapslene er behandlet basert på vår berettigede interesse i å tilby en funksjonell nettside.
• Analyse-Informasjonskapsler: disse informasjonskapslene hjelper oss med å forstå og forbedre vår nettside ved å samle informasjon om hvordan besøkende bruker den. Ditt samtykke til disse innhentes gjennom en samtykke-popup.
• Annonserings-Informasjonskapsler og deling med tredjeparter: disse informasjonskapslene brukes for målrettede annonser og for å dele informasjon med tredjeparter for å optimalisere annonser og for gjøre analyse. Ditt samtykke til disse innhentes gjennom en samtykke-popup. Uten dette samtykket vil du fortsatt kunne se annonser fra oss på andre plattformer, men de vil ikke være basert på din personlige data fra våre nettsider.

Merk: samtykke til bruk av informasjonskapsler kan du når som helst trekke tilbake. Vi er forpliktet til å respektere dine valg og beskytte din personlige informasjon i henhold til gjeldende personvernlover.

Det juridiske behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 1) f) for nødvendige informasjonskapsler og for analyse, annonserings- og tredjepartsinformasjonskapsler er det Artikkel 6 1) a).

Les mer om vår bruk av cookies og liknende teknikker her.

Når du logger inn på vår nettside, går du fra å være en anonym bruker til å bli identifisert som en bestemt person gjennom din konto. Dette gir oss muligheten til å tilby en mer personalisert og forbedret brukeropplevelse, samtidig som det lar oss behandle dine personopplysninger på en mer direkte måte for å levere tjenestene du har tilgang til som innlogget bruker.

Informasjon du deler ved oppretting av bruker er konto-opplysninger (brukernavn, passord og kunde-id), i tillegg til kontaktinformasjon du oppgir (navn, leveringsadresse, e-post, mobilnummer og fødselsdato). Vi vil også knytte ordrehistorikk til din bruker, samt varer du har lagt i handlekurven din.

Tilpasset Innhold: Som innlogget bruker kan vi tilpasse innholdet på nettsiden basert på dine tidligere handlinger, preferanser og interesser. Dette kan inkludere å vise relevante produkter, tjenester og tilbud.

Funksjonalitet: Vi kan tilby tilleggsfunksjonalitet som er tilgjengelig kun for innloggede brukere, som for eksempel muligheten til å lagre favorittprodukter, se kjøpshistorikk, eller administrere innstillinger og abonnementer.

Kommunikasjon: Med ditt samtykke kan vi sende deg personaliserte kommunikasjoner relatert til din konto og bruk av våre tjenester, inkludert varsler om kontoendringer, nye funksjoner, eller spesialtilbud.

Vi behandler dine personopplysninger som innlogget bruker basert på ulike rettslige grunnlag, avhengig av den spesifikke typen data og formålet med behandlingen. Dette kan inkludere utførelse av en avtale med deg (Artikkel 6(1)(b) i GDPR), våre legitime interesser i å forbedre våre tjenester og nettside (Artikkel 6(1)(f) i GDPR), eller ditt samtykke for spesifikke formål (Artikkel 6(1)(a) i GDPR).

Vi benytter oss også av din kontaktinformasjon for å kunne sende deg markedsføring der du har samtykket til slik markedsføring eller der dette følger av ditt kundeforhold med oss. Du kan når som helst trekke tilbake ditt samtykke elle reservere deg mot slike utsendelser fra oss.

For dette formålet kan vi benytte de opplysninger som du har gitt oss, samt kjøpshistorikk og informasjon om hvordan du bruker våre produkter og tjenester, herunder din adferd på våre nettsider og på kommunikasjon fra oss.

Det juridiske grunnlaget for behandlingen er EUs personvernforordning artikkel 6 nr. 1 bokstav a) og markedsføringslovens § 15.

Juridisk grunnlag: Samtykke iht. GDPR Artikkel 6(1)(a).

Lyreco ønsker å gjøre markedsføring, kommunikasjon og tjenester mer personlig tilpasset i noen sammenhenger. For å kunne gjøre dette kan vi bruke opplysninger som navn, kontaktinformasjon, kundeforhold til Lyreco, hvordan du benytter deg av våre tjenester og andre opplysninger du gir til Lyreco for å gjennomføre analyser og segmentering med den hensikt å forstå dine preferanser, eller for at vi skal kunne identifisere relevante målgrupper for kommunikasjon.

Det rettslige grunnlaget for behandlingen er normalt GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f) .

I de tilfeller hvor profilering og analyse strekker seg ut over segmentering som nevnt over, vil vi innhente et samtykke iht. GDPR Artikkel 6(1)(a) for dette.

Du kan til enhver tid reservere deg mot at dine personopplysninger benyttes til profilering.

Har du samtykket til digital annonsering ved opprettelse av profil på Lyreco.no eller som fordelskunde, kan vi annonsere i internasjonale nettverk gjennom kundelistematching, hvor e-post og mobilnummer brukes som datapunkter. Trekkes samtykket tilbake, kan det oppstå forsinkelser før endringen trer i kraft, spesielt hvis annonseringslister allerede er sendt. Grunnlaget for denne behandlingen er GDPR artikkel 6 1 a) (samtykke). Nettverk vi for tiden bruker er Google og Meta.

I tillegg bruker vi berettiget interesse GDPR artikkel 6 1 f) for annonsering i norske annonsenettverk som eksempelvis Schibsted, A-Media og Aller, der vi har databehandleravtaler som sikrer full kontroll over dataene. Dette gjør at vi kan tilpasse annonsering på en sikker måte.

Lyreco har et fordels- og lojalitetsprogram forbeholdt kunder av Lyreco som har meldt seg inn, og godtatt betingelsene knyttet til fordelsprogrammet.

Ved å melde deg inn i fordelsprogrammet, inngår du en avtale med oss hvor vi tilbyr deg tilgang til vårt fordels- og lojalitetsprogram. Dette innebærer at vi behandler dine personopplysninger for å kunne levere de fordeler og tjenester som er en del av kundeklubbmedlemskapet.

Opplysninger vi samler: Navn, e-post, mobilnummer, adresse, kjøpshistorikk.

Formål: Tilby funksjonalitet som innlogget bruker våre nettsider og å kommunisere personaliserte tilbud og informasjon via e-post.

Juridisk grunnlag:

Samtykke (Artikkel 6(1)(a) i GDPR): Når du blir medlem aksepterer du samtidig at du som medlem av Lyreco kundeklubb vil motta informasjon og tilpasset markedsføring på e-post, og samtykker til at Lyreco behandler dine personopplysninger til disse formålene.

Dine grunnleggende opplysninger som navn, e-post, mobilnummer, og adresse som brukes for å administrere ditt medlemskap og levere medlemsfordelene til deg. Dette inkluderer kommunikasjon knyttet til medlemskapet, og tilbud og informasjon via e-post og SMS, samt tilgang til funksjonalitet som innlogget bruker på våre nettsider, og betingelser som er informert i innmeldingserklæringen.

Du kan når som helst reservere deg mot å motta markedsføring fra oss ved å benytte avmeldingsfunksjonene ved å følge instruksjonene for dette via det tilsendte markedsføringsmaterialet eller på din brukerprofil. Selv om du velger å melde deg av mottak av markedsføring fra oss, vil vi så lenge du er medlem kunne sende deg informasjon av betydning for medlemskapet ditt (som f.eks. endringer i medlemsvilkår)

Vi innhenter et separat samtykke (Artikkel 6(1)(a) i GDPR) for å for analyse med formål om å gi kunder personaliserte medlemsfordeler basert på kjøpshistorikk, kundeaktiviteter og prediksjoner om hvilke demografiske grupper kunden tilhører

Opplysninger vi samler inn: I tillegg til de opplysningene vi samler inn for privatkunder, vil vi samle inn informasjon om din rolle, samt kredittvurdering av ditt firma.

Formål: I tillegg til å gjøre digital markedsføring kan det være aktuelt med utsendelse av personlige tilbud, og salgsoppfølging på bakgrunn av dine ordrehistorikk og dialog med Lyreco.

Juridisk grunnlag: Utførelse av avtale (Artikkel 6(1)(b), samt legitime interesser (Artikkel 6(1)(f) for salgsoppfølging og kundepleie.

Vi benytter ulike databehandlere for å gjøre kundetilfredshetsundersøkelser via e-post og SMS. Vi forplikter oss til å sikre at all informasjon om hvordan dataene behandles, samt nivået av anonymitet i hver undersøkelse, er tydelig angitt for deltakerne.

Formål: Dataene brukes for å kvalitetssikre vår kundeoppfølging, samt måle kundetilfredshet.

Juridisk grunnlag: Det juridiske grunnlaget for behandling av dine data er ditt samtykke, i henhold til GDPR Artikkel 6 (1) bokstav a), som du gir ved å aktivt delta i undersøkelsen og legge inn dine data.

Vi anerkjenner viktigheten av din rett til å kontrollere dine personopplysninger. I tilfeller hvor besvarelsen av en spørreundersøkelse ikke er anonym og kan identifiseres, tilbyr vi muligheten til å angre og trekke tilbake dine svar. Hvis du ønsker å utøve denne retten, vennligst kontakt oss på dpo.nordic@lyreco.com. Vi vil da gjøre det nødvendige for å anonymisere eller slette dine svar der det er teknisk mulig, og i samsvar med gjeldende personvernlovgivning.

Vennligst merk at denne retten til å angre besvarelsen kan være begrenset hvis svarene allerede har blitt anonymisert eller aggregert i våre analyser

Vi kan i tillegg benytte informasjon du sender til websiden, som f.eks. din IP-adresse, nettleserinformasjon, type enhet som benyttes, brukernavn og nettverkslokasjon for å ivareta sikkerheten i løsningen.

Dette inkluderer tiltak som å logge teknisk informasjon om ditt utstyr og bruk av våre tjenester, for eksempel nettlesertype og -versjon, IP-adresser og bruksmønstre. Vi gjør dette kun når det er nødvendig for å beskytte våre tjenester mot misbruk.

Det juridiske grunnlaget for behandlingen er EUs personvernforordning artikkel 6 nr. 1 bokstav b), c) og f).

Vask og beriking av kundedata

• Vask av data:
• I henhold til Personvernsforordningens artikkel 5 d) skal personopplysninger være korrekte og oppdaterte, og det må gjøres tiltak i forhold til dette. Lyreco oppdaterer derfor fra tid til annen våre kontaktdata i våre mottakerdatabaser med informasjon tilgjengelig fra offentlige registre der det finnes gyldig behandlingsgrunnlag.

Det rettslige grunnlaget for behandlingen er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f).

• Beriking av data:
• Som utgangspunkt beriker vi ikke med annen informasjonen enn den som våre kunder selv har gitt. Men i tilfeller hvor vi mangler primære kontaktdata på kunder, kan det være vi beriker kundeprofil med grunnleggende data for at vi skal kunne ha en effektiv ordreprosess. Dette inkluderer navn, mobilnummer, samt rolle hos kunde (daglig leder eller styreverv). Dette gjøres med informasjon tilgjengelig fra offentlige registre.

Det rettslige grunnlaget for behandlingen vil da være GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f).

• Beriking av private fordelskundeprofiler: Disse baseres på informasjon kunder selv gir, og i den grad profilene berikes med 3.partsinformasjon vil vi opplyse her hvilke data det gjelder, og innhente samtykke til dette.

Det rettslige grunnlaget for behandlingen vil da være samtykke iht. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav a).

• Utvikling av nye og eksisterende tjenester

  • Vi kan i tillegg behandle personopplysninger for å utvikle våre tjenester og produkter og har en berettiget interesse til å gjennomføre en slik behandling.

Det juridiske grunnlaget for behandlingen er EUs personvernforordning artikkel 6 nr. 1 bokstav f).

Du er partner eller leverandør til Lyreco

• Vår instruks er å samle inn og behandle personopplysninger som kun er strengt nødvendig for formålet.
• Opplysninger vi samler: navn, stillingstittel, arbeidsadresse, e-postadresse, og telefonnummer. Det kan også være finansiell informasjon nødvendig for transaksjoner og regnskap.

Juridisk grunnlag: GDPR Artikkel 6. 1 b) eller f) avhengig av kontekst og formål.

Du har søkt jobb hos oss

Ved rekruttering vil vi kunne behandle navn, kontaktopplysninger, CV, søknad, tester o.l. for å behandle jobbsøknaden din. Lyreco behandler alle søknader konfidensielt gjennom vårt eget rekrutteringssystem.

Behandlingen har grunnlag i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b om å gjennomføre tiltak på grunnlag av søknaden med sikte på å inngå en arbeidsavtale.

Jobbsøknader lagres så lenge det er relevant, og med tilgang kun for de som skal vurdere søknader

Vi deler ikke personopplysningene dine videre til andre med mindre det foreligger et lovlig grunnlag for en slik deling, herunder når en slik deling er nødvendig for å kunne oppfylle vår avtale med deg eller det foreligger et lovgrunnlag som pålegger oss å gi ut informasjonen. Vi kan også dele opplysninger med offentlig myndighet når dette er påkrevd i henhold til lov eller vedtak fra myndighet.

Vi bruker i enkelte tilfeller databehandlere til å behandle personopplysninger på våre vegne, dette gjelder f.eks. der vi benytter oss av systemleverandører eller andre leverandører som er nødvendig for å oppfylle formålene som er angitt i denne personvernerklæringen. I slike tilfeller har vi inngått nødvendige avtaler for å sikre at opplysningene benyttes i tråd med gjeldende personopplysningsregelverk.

Alle våre leverandører er forpliktet til å jobbe fra EØS, og i de tilfellene data lagres på servere, lagres dette på servere innen EØS-området. I noen sammenhenger der vi ikke kan unngå at data blir behandlet i USA, vil det være et krav at disse databehandlerne er sertifisert gjennom Data Privacy Framework Program (DPF) og forplikter seg til å behandle personopplysninger i tråd med rammeverket.

Her er oversikt over våre sentrale databehandlere, og tjenester vi bruker til markedsføring:

• Temalogic AS
• SAP SE
• Dintero AS
• Intershop Communikcations AG
• Genesys Telecommunications Laboratories, Inc.
• Salesforce, Inc.
• Amazon Web Services, Inc.
• ExtendaGO Silent Touch
• Netshop
• Oculos AS
• ME Indicate
• Vipps AS
• Klarna Bank AB
• Google LLC
• SurveyMonkey Europe UC
• Hotjar Ltd
• Aller Media
• Schibsted Media

Vi lagrer dine personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for.

Dine personopplysninger vil bli fjernet eller gjort anonyme når dine personlige opplysninger ikke lenger er nødvendige for de formål som er angitt i denne personvernerklæringen.

Normalt slettes ord:

• Reklamasjons- og servicehistorikk etter 5 år
• Telefondialoger med kundesenter slettes etter 90 dager
• Chatthistorikk slettes etter 60 dager

Medlemmer og tilhørende informasjon i Lyreco kundeklubb slettes ved utmelding, med unntak av mobilnummer som av sikkerhetsmessige årsaker bevares i (6. mnd.).

Kundeinformasjon, kundekort og annen persondata vi behandler slettes når den nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for, og i tråd med personvernforordningens regler om lagringsbegrensinger.

Opplysninger vi etter bokføringsloven er forpliktet til å bevare vil lagres i inntil 5 år, i henhold til lovens krav.

Du har rett til innsyn, retting, sletting, og begrensning av behandlingen av dine personopplysninger. Du kan også motsette deg behandlingen og har rett til dataportabilitet. For å utøve dine rettigheter, kontakt oss på informasjonen gitt nedenfor.

Du kan utøve dine rettigheter ved å sende oss e-post til dpo@lyreco.no eller per post til: Lyreco Norge, Solheimveien 6, 1461 Lørenskog. I begge tilfeller ber vi deg merke henvendelsen med Personvern slik at vi raskest mulig får oversendt dette til vårt personvernombud. Du har krav på svar uten ugrunnet opphold, og senest innen én måned

Innsyn i egne opplysninger

Du kan be om en kopi av alle opplysninger vi behandler om deg.

Korrigering av personopplysninger

Du kan be oss rette eller supplere opplysninger som er feilaktige eller misvisende.

Sletting av personopplysninger

I gitte situasjoner kan du be oss slette opplysninger om deg selv.

Begrensning av behandling av personopplysninger

I noen situasjoner kan du også be oss begrense behandlingen av opplysninger om deg.

Protestere mot en behandling av personopplysninger

Dersom vi behandler opplysninger om deg med grunnlag i våre oppgaver eller på bakgrunn av en interesseavveining, har du rett til å protestere på vår behandling av opplysninger om deg.

Dataportabilitet

Dersom vi behandler opplysninger om deg med grunnlag i samtykke eller en kontrakt, kan du be oss om å overføre opplysninger om deg til deg eller til annen behandlingsansvarlig.

Hvis du har spørsmål om vår bruk av dine personopplysninger, eller ønsker å benytte deg av dine rettigheter, kan du kontakte oss på dpo.nordic@lyreco.com

Dersom du ikke er fornøyd med vår behandling av personopplysninger ser vi gjerne at du kontakter oss om dette først, men du har også rett til å klage på vår behandling av personopplysninger til Datatilsynet.

Du finner informasjon om hvordan kontakte Datatilsynet på Datatilsynets nettsider: www.datatilsynet.no.